OMCeO Latina I motivi per i quali è sconsigliabile da parte dell’Ordine acquistare la PEC per gli iscritti …
Data:
22 Novembre 2009
Le soluzioni che possono essere adottate da un professionista iscritto ad un Ordine professionale per dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata sono due.
La prima è quella di utilizzare una casella comunemente denominata PEC che può essere acquisita contrattualmente direttamente dal professionista o ricevuta in uso esclusivo dal proprio Ordine.
La prima è quella di utilizzare una casella comunemente denominata PEC che può essere acquisita contrattualmente direttamente dal professionista o ricevuta in uso esclusivo dal proprio Ordine.
La seconda è quella, senza alcun onere economico né per l’iscritto né per l’Ordine, consistente nel dotarsi di un certicato digitale da associare all’indirizzo di posta elettronica normalmente utilizzato dal professionista rendendo le spedizioni certificate nel rispetto della legge.
La scelta di un Ordine professionale di dotare i propri iscritti di una PEC comporta, oltre un onere economico non quantificabile dal secondo anno in poi, l’assunzione di precise responsabilità che normalmente nei contratti dei gestori sono indicate in articoli simili a questo:
Art. zz. RESPONSABILITA’ CONTENUTI E DATI TRASMESSI
E’ vietato l’utilizzo del Servizio per depositare, inviare, pubblicare, trasmettere e/o condividere applicazioni o documenti informatici in contrasto o in violazione di diritti di proprietà intellettuale, di segreti commerciali, marchi brevetti o altri diritti di proprietà di terzi o che danneggino, violino o tentino di farlo la segretezza della corrispondenza ed il diritto alla riservatezza; e/oppure contenenti: diffamazioni, calunnie o minacce; materiale pornografico, osceno o comunque contrario alla pubblica morale; virus, worm, Trojan Horse o, comunque, altre caratteristiche di contaminazione o distruttive; oppure in ogni caso siano in contrasto alle disposizioni normative e/o regolamentari applicabili. II suddetto divieto è da intendersi sia per il Cliente che per i Titolari. I divieti del presente articolo sono obbligatoriamente comunicati ai Titolari dal Cliente che si impegna a non utilizzare ed a non far utilizzare il Servizio dai Titolari con modalità in contrasto con suddetti divieti. II Cliente si obbliga a vigilare sul rispetto della presente clausola da parte dei Titolari.
XXYY non ha alcun obbligo di: controllare il contenuto dei documenti e dei dati memorizzati, visualizzati o condivisi a mezzo del Servizio; monitorare e/o esaminare i suddetti documenti e dati. XXYY può sospendere il Servizio ed impedirne l’accesso nel caso in cui venga a conoscenza della violazione di uno o più dei summenzionati divieti anche indipendentemente dalla richiesta di un organo giurisdizionale o amministrativo competente in materia in base alle norme vigenti. In tale eventualità XXYY comunicherà al Cliente, tramite PEC, l’avvenuta sospensione del Servizio con le relative motivazioni ed avrà, inoltre, facoltà di risolvere il presente contratto ai sensi del successivo art. 16 senza alcun preavviso e senza per questo essere tenuta ad alcun risarcimento e fatta salva ogni altra azione di rivalsa nel confronti del responsabile delle violazioni.
Art. zz. RESPONSABILITA’ DEL CLIENTE E DEL TITOLARE
II Cliente è responsabile dell’attribuzione e della gestione dei diritti di accesso dei Titolari alle singole caselle anche ai sensi dell’Art. 31 del citato DL 196/2003. II Cliente si obbliga a far assumere al Titolare ogni responsabilità sul contenuto delle comunicazioni inviate attraverso il Servizio.
XXYY è esonerata da ogni potere di controllo, di mediazione o di vigilanza sui contenuti dei messaggi inviati dal Titolare e nessuna responsabilità è imputabile a XXYY riguardo al contenuto degli stessi. II Cliente pertanto è tenuto a manlevare XXYY da ogni pretesa o azione avanzata da soggetti terzi per eventuali violazioni commesse dai Titolari attraverso il Servizio.
Si riporta per comodità di chi legge l’articolo della legge della privacy richiamato nel contratto:
Art. 31
(Obblighi di sicurezza)
1. I dati personali oggetto di trattamento sono custoditi e controllati, anche in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla natura dei dati e alle specifiche caratteristiche del trattamento, in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalita’ della raccolta. “.
L’Ordine, quindi, nel caso di assegnazione di PEC ai propri iscritti, dovrà adottare un sistema di gestione delle PEC nel rispetto della normativa della privacy.
Oltre al carico di gestione permane in carico all’Ente, titolare giuridico della PEC, ogni eventuale responsabilità sull’utilizzo della stessa inclusi eventuali danni diretti e indiretti, per esempio, nel caso venisse trasmessa una email con virus, il destinatario potrebbe chiamare a rispondere di eventuali danni l’Ente. Occorre riflettere sul fatto che, nella mia attività di assistenza agli iscritti dell’Ordine, ho rilevato spesso indirizzi di posta elettronica che trasmettevano messaggi di email infetti all’insaputa del titolare della email pur avendo questi in dotazione anche degli anti-virus !
L’altro aspetto da considerare è che l’Ente, acquisendo un pacchetto di PEC, riceverà dal gestore PEC con indirizzi simili a :
nome.cognome@ordinecitta.nomedelgestore.it <mailto:nome.cognome@ordinecitta.nomedelgestore.it> ;
Nel caso che, al termine del primo anno, l’Ente volesse o dovesse cambiare gestore si troverebbe nella necessità di invitare tutti i propri iscritti a modificare indirizzo di PEC. I motivi del cambiamento potrebbero essere diversi ma, guardando solo l’aspetto economico, si segnala che l’Ordine ha ricevuto una proposta che prevedeva il costo di 1 euro + IVA per il primo anno ma, dopo la richiesta di quotare anche il secondo anno, il gestore ha proposto il rinnovo al costo di 23 euro + IVA.
Purtroppo, per la PEC non esiste il sistema della portabilità come per la telefonia, e questo fatto impegna l’Ordine a valutare con estrema attenzione la scelta di acquistare ed assegnare una PEC ad un proprio iscritto che, in caso di modifica della stessa, potrebbe trovarsi in difficoltà nella gestione del proprio “domicilio telematico” che, nella legislazione vigente, assume valenza giuridica analoga a quello fisico.
La PEC – così come la sua sorella minore CEC PAC – serve ad offrire adeguate garanzie legali circa l’effettiva spedizione e l’effettivo ricevimento di un messaggio di posta elettronica tra due soggetti ovvero quelle medesime garanzie che nel sistema postale tradizionale sono assicurate dalla raccomandata con ricevuta di ritorno. Esattamente come nel modello tradizionale, peraltro, la garanzia di avvenuta ricezione di una comunicazione da parte del destinatario è affidata ad una presunzione di mera conoscibilità della comunicazione per essere quest’ultima pervenuta ad un determinato indirizzo a nulla rilevando – sotto un profilo giuridico – l’effettiva conoscenza della comunicazione medesima da parte del suo destinatario.
In tale contesto è evidente che, anche in relazione alla posta elettronica certificata, un ruolo di indiscussa centralità nel sistema è rivestito dal rapporto sussistente tra il destinatario di una comunicazione e l’indirizzo al quale tale comunicazione è spedita.
Sempre per essere concreti, immaginiamo la PEC che un professionista ha comunicato a vari Enti nell’ambito di concorsi o procedure amministrative diverse, e consideriamo l’ipotesi che l’Ente si trovi costretto a cambiare gestore PEC: si possono facilmente immaginare le difficoltà del professionista nell’informare i vari enti della variazione e dei rischi che qualche processo amministrativo possa invalidarsi per difetto nelle comunicazioni.Oggi, e per il futuro, la soluzione migliore resta quella di dotarsi di un certificato digitale: è gratuito, non obbliga a doversi dotare di un secondo indirizzo di posta elettronica, è personale, e può essere utilizzato sia con i normali software di posta elettronica (Outlook, Thunderbird) sia online con la webmail di Google Gmail.
Massimo Biasini – ArDiGraf
18 novembre 2009
Il Presidente dell’Ordine Giovanni Maria Righetti aggiunge:
Ho appreso di recente che un Ordine ha acquistato per i suoi iscritti la PEC e, ovviamente, l’ha identificata per tutti con una stessa procedura,
ad esempio: cognomenome@ordinecitta.nomedelgestore.it
Sembrerebbe che un male intenzionato, riuscito a conoscere l’indirizzo PEC di alcuni professionisti iscritti a tale Ordine, abbia intuito il metodo di realizzazione della PEC e quindi, acquisito l’Albo degli iscritti, abbia creato una mailing list e cominciato ad inviare messaggi non graditi alle PEC attivate !
Ultimo aggiornamento
16 Settembre 2014, 16:19
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